VERSIÓN: 1

Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incorporado en el decreto único 1074 de 2015, COOLTURE COMPANY S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será de libre acceso a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan de acuerdo a las necesidades de la empresa.

De esta manera, COOLTURE COMPANY S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Toda persona que, en sus diferentes funciones o actividades, ya sean comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a COOLTURE COMPANY S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Identificación del Responsable del Tratamiento

Alcance

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes COOLTURE COMPANY S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de COOLTURE COMPANY S.A.S.

Definiciones

De conformidad con la regulación aplicable se establecen las siguientes definiciones:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de información o datos personales desde Colombia a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Tratamiento de los Datos

COOLTURE COMPANY S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, usuarios, proveedores, acreedores y deudores.

Finalidad de los Datos

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de COOLTURE COMPANY S.A.S. con las siguientes finalidades:

• Para el envío de información a sus trabajadores, familiares, clientes y proveedores.
• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la empresa.
• Para el fortalecimiento de las relaciones con los usuarios, clientes y empleados, mediante el envío de información relevante, la prestación del servicio, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, la evaluación de calidad y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la empresa, entre otros.
• Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la empresa, entre otros.
• Para la verificación de saldos de sus acreedores.
• Para la determinación de obligaciones pendientes de los deudores y la realización de los respectivos acuerdos de pago.
• Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas con quienes tienen o ha tenido relación, para las finalidades antes mencionadas.
• Para inscripción de demandas judiciales y procesos prejurídicos.
• Para efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Para efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por COOLTURE COMPANY S.A.S.
• Para contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Para contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de COOLTURE COMPANY S.A.S. tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales la empresa está realizando el Tratamiento, y solicitar que sean actualizados o rectificados cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
• Optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por la empresa, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
• El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
• En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
• Suministrar la información a terceros con los cuales COOLTURE COMPANY S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

El área de Gerencia es la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la empresa están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

Procedimiento para Ejercer los Derechos

A través de los siguientes datos, el titular podrá gestionar cualquier requisito, ya sea conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y revocar la autorización:

• Correo electrónico: david@fashionecommerce.co
• Teléfono: (+57) 315 451 89 79